Vous avez sûrement déjà entendu parler du principe selon lequel, face à un problème, une personne du domaine technique trouvera une solution technique, une personne du domaine du marketing trouvera une solution en marketing et ainsi de suite. C’est normal, nos compétences nous amènent à voir des solutions dans notre domaine, mais on oublie parfois de jeter un regard global sur une situation. Dans ces cas-là, on ne se trouve pas à être un cordonnier mal chaussé, mais plutôt un cordonnier trop bien chaussé. On hésite à sortir de nos souliers si confortables!
Relever le défi de faire une planification stratégique au sein de notre organisation nous oblige à nous concerter et à regarder la situation globalement. Jusqu’à maintenant, ce que j’ai remarqué dans ma propre entreprise et dans les organisations que j’ai accompagnées dans cette démarche, c’est que la solution passe d’abord et avant tout par l’humain.
- Des rôles, responsabilités et tâches, écrits mais également connus, compris et acceptés ;
- Une meilleure compréhension des compétences et aptitudes requises selon les responsabilités attribuées;
- Une meilleure compréhension des rôles, responsabilités et tâches des autres personnes dans notre équipe.
Clarifier ces aspects nous ouvre les yeux sur une multitude d’aspects:
- Qui fait quoi?
- Qu’est-ce qui manque dans mon équipe?
- Est-ce humainement possible de faire toutes les tâches répertoriées sous une même responsabilité?
- Les aptitudes et compétences sontelles utilisées aux bons endroits?
- Est-ce qu’il y a des tâches chronophages et que je peux déléguer ou même arrêter?
La gestion des ressources humaines, mais aussi l’amélioration des aptitudes de l’humain en gestion des priorités, en communications et en relations interpersonnelles sont essentielles. Le savoir-être avant le savoir-faire.
Ensuite, seulement ensuite, les solutions opérationnelles peuvent avoir un impact.
Passez-vous votre journée à éteindre des feux?
Gérer par l’urgence, c’est tellement facile de tomber dans ce piège! Dans nos vies personnelles, on dit qu’il faut se ménager du temps pour prendre soin de soi. C’est la même chose dans nos organisations. Il est de loin préférable de se ménager du temps pour planifier nos opérations plutôt que de simplement réagir aux urgences!
Comprenez-moi bien. Si je me permets de dire ceci, c’est que je le vis! Quand je sens que je tombe trop dans l’urgence, je me parle! On a toujours le temps de faire ce qu’on DÉCIDE de prioriser.
OUI MAIS, qu’est-ce que je fais avec les urgences? C’est sans doute ce qui vous passe par l’esprit à ce moment. Évidemment, des urgences, il y en aura toujours.
ET SI, la planification permet de diminuer ces urgences et d’avoir le temps de saisir des opportunités. En mode urgence, on ne les voit même pas ces opportunités qui nous passent sous le nez.
OUI MAIS, je n’ai pas le temps de m’arrêter pour planifier.
ET SI vous décidez de prendre ce temps, pensez-vous que les feux vont grossir, vous attendre ou se calmer d’eux-mêmes? Vous pourriez être surpris par certains feux que l’on croit urgents.
Comment faire pour se poser et réfléchir?
Je vous conseille de réfléchir sur 3 niveaux: le court, le moyen et le long terme.
D’abord, si c’est un peu moins dans vos habitudes de le faire, commencez par le court terme. Le matin, planifiez votre journée ou le vendredi en fin d’après-midi, planifiez la semaine suivante.
Attention au piège de surcharger votre horaire. Vous terminerez votre journée ou votre semaine épuisé et insatisfait. Réservez 20% de votre temps aux urgences et imprévus. Pensez à déléguer des tâches si possible, et réservez-vous des plages horaires « sans distraction » pour avancer vos dossiers.
À moyen terme, planifiez votre projet, votre saison ou votre année, selon ce qui vous paraît le plus à propos pour vous. Planifier dans sa tête n’est pas suffisant. Faites-le par écrit sous forme de plan d’action simple. Qui fait quoi, ou, comment et pourquoi. Ajoutez une date butoir.
Pourquoi le faire par écrit? Même si vous êtes seul face à une responsabilité ou un projet, vous faire un plan d’action vous permet de faire le suivi sur où vous en êtes. Cela enlève le stress de le garder toujours ces informations dans votre tête et cela permet aussi de comprendre pourquoi votre plan fonctionne ou pas.
Pour la planification à long terme, on entend de plus en plus que les plans triennaux et iquinquennaux sont désuets. La vie va trop vte et change trop pour planifier à si long terme. Je suis d’accord, mais seulement à moitié. Suivre une planification stratégique les yeux fermés, c’est cela le problème. Le problème avec ces planifications arrive quand elles sont suivies les yeux fermés, sans adaptation aux réalités changeantes dans nos domaines d’activités.
Cependant, elles sont vraiment utiles pour guider nos actions vers la vision du futur que l’on a pour notre organisation. C’est une réflexion en profondeur sur nos enjeux, les tendances, les orientations que l’on souhaite prendre pour tendre vers notre vision. Contrairement à un plan d’action, qui est attribué à un sujet précis, la planification stratégique noous permet de poser un regard global sur tous les aspects de notre organisation. Cela permet de faire des liens entre les différents départements, comprendre la réalité de tout le monde et travailler plus en équipe au lieu de travailler en silo.
Alors, prêt pour la première étape? Ce vendredi vous allez planifier votre prochaine semaine? Je vous garantis qu’en implantant cette habitude dans votre vie, vous ressentirez une diminution de votre stress assez importante! Et si vous avez besoin d’accompagnement pour élaborer vos plans d’action à moyen terme ainsi que pour vos réflexions stratégique à long terme, contactez-moi. Nous pourrons évaluer ensemble si je suis la personne qui peut vous aider.
