« On a de la suite dans les idées », c’est une chronique radio diffusée tous les lundis à 11h30 sur les ondes d’Horizon FM. Avec Caroline Lavertu, je discute de la communication et de son impact dans nos vies, que ce soit du côté professionnelle ou sociale. Bonne écoute!
Vous préférez lire la chronique?
CAROLINE
Comment vous préparez-vous pour une rencontre importante? C’est le sujet de notre toute première chronique « On a de la suite dans les idées! ». Une chronique sur la communication et son impact sur nos réussites, qu’elles soient professionnelles ou sociales.
Je suis avec Cindy Rivard, stratège, conseillère et formatrice chez Oyez Communications. Le sujet tombe bien, à la veille du salon de l’emploi, Cindy!
CINDY
Oui, en effet Caroline, mais que ce soit pour se préparer pour une entrevue d’embauche, autant du côté de l’employeur que pour le futur employé, pour préparer une rencontre avec un client potentiel ou pour présenter une idée devant un comité dans lequel on fait du bénévolat par exemple, les 3 étapes préalables sont les mêmes.
CAROLINE
Ah! Oui? Ça le mérite d’être simple! Et c’est quoi, la 1re étape?
CINDY
En fait, ça commence par nous: est-ce qu’on est clair sur l’objectif qu’on veut atteindre? Si je passe une entrevue d’embauche, c’est quoi mon objectif? Est-ce que c’est d’avoir à tout prix cet emploi parce que j’en ai besoin, ou est-ce que c’est d’obtenir cet emploi aux conditions qui me conviennent? Il faut avouer que si on a besoin à tout prix d’un emploi, cela va avoir un impact sur notre attitude au moment de l’entrevue.
CAROLINE
Oui et je crois qu’on va revenir sur l’attitude dans la 3e étape, c’est ça?
CINDY
C’est exact!
CAROLINE
Ce qu’on observe actuellement, dans un contexte de rareté de la main-d’œuvre, c’est qu’il y a plusieurs personnes qui sont plutôt en mode magasinage d’emploi. Leur objectif est d’obtenir un maximum d’informations sur l’entreprise et l’employeur qu’ils rencontrent, pour ensuite choisir le meilleur pour eux.
CINDY
D’où l’importance pour l’employeur de bien se préparer, lui aussi, à rencontrer son candidat potentiel et de clarifier son objectif. L’objectif est certainement différent s’il n’y a qu’une seule personne qui a postulé pour le poste plutôt que s’il y en a une dizaine. Et puis, est-ce qu’on veut combler le poste à tout prix? Ou souhaite-t-on plutôt trouver quelqu’un qui va cadrer dans notre équipe et nos valeurs d’entreprise?
En clarifiant notre objectif, ça nous permet d’orienter le discours qu’on tient en vue de l’atteindre, de poser les bonnes questions, de voir si on peut créer une relation intéressante avec la personne à qui l’on parle. Il ne faut pas oublier que la personne en face de nous a aussi un résultat qu’elle souhaite atteindre. C’est valable aussi pour un client à qui l’on veut vendre un produit ou un collègue à qui l’on veut vendre une idée!
CAROLINE
En effet! Et prendre conscience de ça, j’imagine que ça nous amène à bien nous préparer.
CINDY
Oui, et d’ailleurs pour être bien clair sur ces objectifs, je recommande toujours de les écrire. C’est fou comment une information s’ancre plus profondément quand elle est écrite. Et ça nous oblige à nous demander, consciemment, ce qu’on attend de cette rencontre importante. Souvent, on a un objectif en tête, mais il est vague. Oui, je rencontre un client parce que je veux lui vendre mon produit ou mon service, mais encore? Lequel de mes produits je veux lui vendre? À quelle fréquence? À quel prix?
CAROLINE
Et encore faut-il savoir à qui on parle pour se fixer un objectif adéquat!
CINDY
Exactement! Et la 2e étape pour se préparer à une rencontre importante, c’est de savoir à qui l’on parle. Il n’y a rien de pire que de parler à la mauvaise personne! C’est toute une perte de temps! Je le dis parce que je l’ai vécu personnellement. On passe du temps à discuter, expliquer, questionner pour bien saisir qui est la personne devant nous, puis lui offrir un produit qui correspond à ses besoins et ensuite on se rend compte que ce n’est pas la personne qui prend la décision finale.
Évidemment, je sais que parfois c’est impossible de rencontrer la personne qui prend la décision finale, mais au moins, de le savoir, avant la rencontre, permet de se préparer différemment.
CAROLINE
Et c’est la même chose dans le cadre d’une recherche d’emploi?
CINDY
Absolument! D’ailleurs, les employeurs ne se gênent pas pour aller fouiller le Web pour en savoir plus sur le candidat qu’ils vont rencontrer. Faites la même chose non seulement pour en connaître plus sur l’entreprise, mais aussi sur la personne qui va vous rencontrer pour l’entrevue.
Quelle que soit la nature de l’entretien, il faut se rappeler que ce qui intéresse d’abord l’autre, c’est lui-même, c’est-à-dire ses propres objectifs. C’est ici qu’on essaie de chausser ses souliers et de penser à ses besoins. Comment est-ce qu’on peut les combler tout en répondant à nos propres objectifs? Parce que la communication c’est d’abord et avant tout une question de relation, et pour qu’elle soit efficace, ça doit être gagnant pour les deux parties.
CAROLINE
Et on fait quoi quand on rencontre quelqu’un par hasard et qu’on n’a pas eu le temps de se préparer?
CINDY
Ah! Ça, ça s’appelle savoir saisir les opportunités! Et d’ailleurs, ça me permet de souligner l’importance d’être clair sur ses objectifs. Si nos objectifs ne sont pas clairs, bien souvent on ne voit pas l’opportunité qu’on a au bout du nez, et c’est là qu’on finit la journée en se disant « j’aurais donc dû… »
CAROLINE
Ouin… pas toujours agréable.
CINDY
Non. Mais pour revenir à ta question, qu’est-ce qu’on fait quand on rencontre quelqu’un par hasard et qu’on n’a pas eu le temps de se préparer? Et bien, on se met en mode écoute. D’abord, est-ce que cette personne est réceptive? Est-ce que le moment est bien choisi? Tu sais, tomber sur LA relation qui pourrait changer ta carrière à l’aréna, alors que cette personne est là pour encourager son enfant, ce n’est sans doute pas le bon moment.
Si on juge que la personne est réceptive et que le moment est bon, il faut d’abord créer la relation. La meilleure façon de le faire c’est de lui poser des questions et de la laisser parler. Ça permet, par le fait même, d’en apprendre plus sur elle et de faire des liens avec ce qu’elle dit, pour introduire le sujet qui nous importe.
CAROLINE
Oh! C’est tout un art ça!
CINDY
C’est sûr que si on n’a pas l’habitude de le faire, ça peut aussi être risqué. On pourrait commettre un impair et nuire à notre objectif. Dans ce cas, la meilleure chose à faire, c’est de s’en tenir à l’étape de CRÉER LA RELATION. On fait parler la personne de façon à la mettre en valeur. Par exemple, Bonjour Madame Lavertue, j’ai écouté votre dernière émission à la radio et je voulais simplement vous dire que j’aie beaucoup apprécié votre façon d’amener le sujet. Vous permettez que je vous pose une question?
CAROLINE
Oui, oui, allez-y!
CINDY
Bien voilà! Rarement, la personne va dire non, à moins qu’on ait au départ mal évalué sa réceptivité. Quand elle nous dit oui, c’est l’occasion de poser une question qui va lui permettre de développer sur un aspect qui la fait briller. Par la suite, quand on va la contacter pour notre propre objectif, on peut alors lui dire « Vous savez, on s’est rencontré à telle occasion ».
C’est quasi officiel qu’elle va se souvenir de nous parce qu’on l’a mis en valeur pendant la précédente rencontre. Tout le monde aime être mis en valeur. Cette personne devient alors beaucoup plus réceptive à notre demande.
CAROLINE
Hum… C’est intéressant ça! Et si on parlait d’attitude maintenant?
CINDY
Oui! Après avoir fixé ses objectifs et s’être préparé adéquatement, il nous reste à adopter une bonne attitude.
J’aimerais, Caroline, te raconter une anecdote me concernant et qui a fait en sorte que j’ai pris conscience de l’importance de notre attitude.
CAROLINE
Oui, je suis curieuse de l’entendre!
CINDY
Il y a plusieurs années quand même, avant que je sois en affaires, j’ai passé une entrevue pour un emploi. Je dois dire que j’avais les compétences nécessaires pour l’emploi, mais en même temps j’avais VRAIMENT besoin de me trouver un emploi rapidement, tu vois le portrait?
CAROLINE
Oui, tout à fait.
CINDY
La veille de l’entrevue, j’étais stressé et j’ai très mal dormi. En fait, si je me souviens bien, j’avais passé une nuit blanche à essayer de dormir en me disant que je devais être en forme pour l’entrevue. Le pire scénario. Toujours est-il que je suis allée passer l’entrevue. Puisque j’avais les compétences nécessaires, l’entrevue a quand même duré assez longtemps. Je croyais que mes chances étaient bonnes, mais à la fin de l’entrevue le recruteur m’a dit une chose que je n’ai jamais oubliée. Il m’a dit : « je ne vois pas le feu dans tes yeux ». Et je n’ai pas eu l’emploi.
CAROLINE
Juste parce qu’il ne sentait pas que tu avais la flamme nécessaire pour faire le boulot?
CINDY
Oui, c’est exactement ça! Sur le coup, j’ai été un peu insultée qu’il ait pris tout ce temps avec moi pour finir par me dire ça. Avec le recul par contre, je trouve qu’il m’a rendu le meilleur service qui soit. Je sais aujourd’hui, que la préparation à une rencontre importante, ce n’est pas juste de savoir ce qu’on veut et à qui on parle, mais ça part de soi. Est-ce que j’ai l’attitude qu’il faut pour obtenir ce que je veux?
Si non, est-ce que je peux reporter la rencontre?
Si je ne peux pas, je dois alors me mettre en état d’avoir la bonne attitude. Dans mon cas, prendre le temps de me rappeler mes atouts pour cet emploi, au lieu de juste penser que j’en avais absolument besoin m’aurait aidé. Faire un peu d’exercice pour m’oxygéner et me donner de l’énergie avant l’entrevue aurait pu contribuer à raviver la flamme que j’avais perdue avec ma nuit blanche. Bref, mettre en place des actions pour augmenter ma confiance, ça aurait changé mon langage non verbal et ça m’aurait aidé.
CAROLINE
C’est vrai que c’est un aspect auquel on ne pense pas souvent.
CINDY
C’est comme aussi pour les travailleurs autonomes ou les petites entreprises. Souvent, ces entreprises ont été démarrées parce que les entrepreneurs derrière elles ont un talent pour une chose en particulier, par exemple créer des meubles. Mais pour survivre, il a beau créer les plus beaux meubles qui soit, s’il ne les vend pas, ça ne le fera pas avancer. Souvent, ces entrepreneurs ont un problème avec la vente. Il faut alors changer sa façon de penser : on ne tord pas le bras de personne pour vendre notre produit. On rend en fait service à notre client en répondant à son besoin. Ça change complètement la façon de voir la vente après ça!
CAROLINE
Oui, et si ça change ma façon de voir la vente, que je m’y sente plus à l’aise, mon attitude change et ça facilite l’atteinte de mes objectifs.
CINDY
Exactement! C’est une roue qui tourne!
CAROLINE
Et toi Cindy? Chez Oyez Communications, comment accompagnes-tu les gens pour les aider à se préparer à une rencontre importante?
CINDY
Chez Oyez Communications, on accompagne nos clients dans l’amélioration de leurs communications internes et externes, que ce soit par de la planification stratégique des communications ou de l’accompagnement et de la formation. Après avoir bien cerné les besoins de ceux qui nous contactent, on leur offre une formule qui permet de développer leurs compétences et appliquer, ensuite, de façon autonome les principes de la bonne communication, que ce soit avec nos employés, nos bénévoles, nos membres ou avec nos clients.
CAROLINE
Super ça! Et quel va être le sujet de notre prochaine chronique?
CINDY
Eh bien, puisqu’on a de la suite dans les idées Caroline, on va poursuivre avec l’impression qu’on laisse lors d’une première rencontre. Est-ce que tout se joue à la première impression?
CAROLINE
J’ai déjà hâte d’en savoir plus! C’est donc un rendez-vous mercredi prochain à 10h30. Merci beaucoup Cindy Rivard, stratège, conseillère et formatrice chez Oyez Communications, pour cette première chronique « On a de la suite dans les idées! ».